(English version below)

Relevant du Gestionnaire des ventes internes, le/la Réceptionniste et soutien aux ventes est responsable d’assurer une expérience d’accueil professionnelle et chaleureuse tout en offrant un soutien administratif au département des ventes. Ce poste requiert de solides compétences organisationnelles, un grand souci du détail ainsi que la capacité de gérer plusieurs priorités dans un environnement dynamique et rapide.

Le candidat idéal est orienté vers le service à la clientèle, proactif et professionnel dans toutes ses interactions avec les parties prenantes internes et externes. Il est capable de coordonner efficacement les tâches administratives, de soutenir l’équipe des ventes dans ses activités quotidiennes et de maintenir une communication claire entre les départements afin d’assurer le bon déroulement des opérations et un haut niveau de service.

• Accueillir et assister les visiteurs de manière professionnelle et courtoise
• Gérer les appels entrants et sortants, et diriger les demandes vers les départements ou personnes appropriés
• Coordonner et transférer les appels efficacement afin d’assurer une communication rapide et fluide
• Recevoir, trier, distribuer et expédier le courrier, les colis et les livraisons
• Assurer les procédures de sécurité à la réception, incluant le contrôle des accès visiteurs et la mise à jour des listes d’accès
• Distribuer les commandes clients et les demandes reçues par courriel aux représentants des ventes internes selon les territoires assignés
• Assurer le suivi et le signalement des problèmes liés aux commandes B2B
• Effectuer diverses tâches administratives, incluant le classement électronique, la coordination des fournitures de bureau et le soutien administratif général
• Fournir un soutien administratif et opérationnel additionnel au besoin

Compétences

• Forte capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement rapide et dynamique
• Excellentes aptitudes pour le travail d’équipe et la collaboration
• Maîtrise des systèmes téléphoniques multilignes
• Bonne connaissance de la suite Microsoft Office (Excel, Word, Outlook, etc.)
• Expérience avec NetSuite considérée comme un atout

Qualifications

• Expérience préalable en service à la clientèle ou en soutien administratif
• Excellente maîtrise de la suite MS Office ainsi que de solides compétences informatiques requises
• Bilinguisme requis : français et anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Connaissance du domaine de l’éclairage (un atout)

Reporting to the Inside Sales Manager, the Receptionist and Sales Support is responsible for ensuring a professional and welcoming reception experience while providing administrative support to the sales department. This role requires strong organizational skills, attention to detail, and the ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment.

The ideal candidate is customer-service oriented, proactive, and professional in all interactions with internal and external stakeholders. They are able to coordinate administrative tasks efficiently, support the sales team with day-to-day activities, and maintain clear communication across departments to help ensure smooth operations and a high level of service.

• Welcome and assist visitors in a professional and courteous manner
• Manage incoming and outgoing phone calls and direct inquiries to the appropriate departments or individuals
• Coordinate and route calls efficiently to ensure timely communication
• Receive, sort, distribute, and dispatch mail, courier packages, and deliveries
• Maintain reception security procedures, including visitor access control and updated access lists
• Distribute customer orders and requests received by email to the appropriate Inside Sales Representative based on assigned regions
• Support the reporting and follow-up of issues related to B2B customer orders
• Perform various administrative duties, including electronic filing, office supply coordination, and general clerical support
• Provide additional administrative and operational support as required

Skills

• Strong ability to manage multiple priorities in a fast-paced environment
• Excellent teamwork and collaboration skills
• Proficiency with multi-line telephone systems
• Good knowledge of Microsoft Office Suite (Excel, Word, Outlook, etc.)
• Experience with NetSuite is considered an asset

Qualifications

• Previous experience in customer service or administrative support roles
• Excellent knowledge of the full MS Office suite, as well as strong computer skills, are required.
• Bilingualism is required; French and English, both spoken and written.
• Knowledge of lighting (an asset).