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Représentant, ventes internes / Inside sales representative

Department: Customer Service
Location: Montreal, QC
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SOMMAIRE DU POSTE

Relevant du/de la gestionnaire des ventes internes, le/la représentant(e) aux ventes internes est responsable de développer et de maintenir de solides relations avec les clients internes et externes, ainsi qu’avec les différents départements de l’entreprise. La personne doit faire preuve de proactivité en soulevant les enjeux qui peuvent survenir et en proposant des solutions afin de les résoudre. Elle doit en tout temps faire preuve du plus grand professionnalisme, qui doit se refléter dans la qualité de son travail.

VOS PRINCIPALES RESPONSABILITÉS SERONT :

  • Établir et maintenir de solides relations d’affaires avec nos agents en leur fournissant des réponses professionnelles, complètes et de qualité à leurs courriels, dans des délais appropriés, ainsi qu’en leur offrant du soutien pour les éléments suivants :
    • Prix et livraisons, par courriel ou par téléphone;
    • Saisie des commandes, incluant les commandes EDI, CRM ou provenant de toute autre plateforme :
      • Communiquer avec les clients/agents concernant les écarts ou problématiques jusqu’à leur résolution et à la libération de la commande;
      • Effectuer des ventes complémentaires afin d’augmenter les ventes et la satisfaction des clients;
      • Assurer les suivis et communiquer les mises à jour relatives aux commandes;
    • Maintenir et réviser le rapport des commandes en souffrance et proposer des alternatives;
    • Effectuer des recherches de produits équivalents (cross-references);
    • Vérifier les stocks et fournir les preuves de livraison.
  • Assurer le suivi du rapport des commandes ouvertes (Back Order Report). Les situations problématiques ou les délais déraisonnables qui ne répondent pas aux attentes du client/de l’agent doivent être escaladés au/à la gestionnaire des ventes internes lorsque les demandes du client/de l’agent ne peuvent être satisfaites au moyen de solutions alternatives.
  • Soulever toute problématique liée aux prix sur le marché auprès de l’équipe de tarification et du/de la vice-président(e), opérations des ventes, pour analyse approfondie.
  • Soutenir les agents lors des promotions et collaborer avec l’équipe de tarification au besoin.
  • Collaborer avec les collègues afin de soutenir les initiatives des clients.
  • Participer aux réunions de ventes et de marketing ainsi qu’aux formations, sur demande.
  • Former les agents et les clients sur l’utilisation du site Web de l’entreprise et des autres outils disponibles.
  • Offrir du soutien à d’autres régions au besoin.
  • Assurer le remplacement à la réception lorsque requis.
  • Visiter les agents sur demande afin de renforcer les relations d’affaires.
  • Collaborer avec les différents départements de l’entreprise afin de trouver des solutions aux demandes des clients et de répondre à leurs attentes.
  • Effectuer toute autre tâche connexe requise afin de soutenir l’équipe et de maintenir un niveau élevé de service à la clientèle.

COMPÉTENCES ET QUALIFICATIONS REQUISES

Compétences :

  • Être axé(e) sur le client et être en mesure d’identifier ses besoins afin de proposer des solutions adaptées;
  • Excellentes aptitudes relationnelles et capacité à créer et maintenir des relations durables avec les clients et les agents;
  • Expérience dans la gestion des priorités et capacité à respecter plusieurs échéanciers et objectifs;
  • Être à l’aise avec la gestion de plusieurs tâches simultanément et être capable d’évaluer et d’ajuster rapidement les priorités selon les besoins;
  • Excellentes compétences en gestion du temps et capacité à établir et respecter les échéanciers;
  • Capacité à travailler sous pression dans un environnement dynamique où les activités se déroulent à un rythme soutenu;
  • Faire preuve d’une grande attention aux détails et démontrer un fort esprit d’équipe;
  • Être axé(e) sur la résolution de problèmes et l’atteinte des résultats;
  • Excellentes aptitudes en communication, tant à l’oral qu’à l’écrit.

Qualifications :

  • Minimum de 3 à 4 ans d’expérience dans un rôle de service à la clientèle et/ou de ventes internes;
  • Diplôme collégial en administration, en vente ou dans un domaine connexe;
  • Excellente maîtrise de la suite Microsoft Office et solides compétences informatiques;
  • Bilinguisme requis, français et anglais, à l’oral et à l’écrit;
  • Connaissance du domaine de l’éclairage, un atout;
  • Connaissance de SAP, un atout.

Position summary

Reporting to the Inside Sales Manager, the Inside Sales Representative must be able to build and maintain solid relationships with internal and external customers including various departments. They must be proactive by elevating any concerns that may arise and propose solutions to resolve them. The Inside Sales Representative should always act with the outmost professionalism that must reflect in the quality of their work.

Your main responsibilities will be:

  • Establish solid business relationships with our agents by providing professional, complete and quality answers to emails in a timely fashion. As well as, providing support on the following points:
    • Price and Deliveries by email or phone.
    • Order Entry including EDI and CRM Orders or any other platform:
      • Communicating with customers/agent on discrepancies until resolution is found and order released
      • Up sell to increase sales as well as customer satisfaction
      • Updates concerning the orders and follow through
    • Maintain and review the back order report and suggest alternatives.
    • Cross references.
    • Stock Checks/ Proof of Delivery.
  • Maintaining the open order report (Back Order Report) on lines of concern and unreasonable delays that do not meet the customer/agent expectations need to be elevated to Inside Sales Manager if not able to satisfy the customer/agent requests with alternatives.
  • Elevate any pricing concerns for the market to the Pricing Team and Vice-President – Sales Operations for further analysis.
  • Support Agents for promotions and working with the Pricing Team when required.
  • Work in collaboration with co-workers to support customer initiatives.
  • Participate in all sales and marketing meetings and training upon request.
  • Train agents and customers on usage of company website and other tools.
  • Support maybe required for other regions upon request.
  • Replace at reception when needed.
  • Upon request visit the agents to strengthen the relationship.
  • Work in collaboration with other departments of the company in order to get customers resolution or customer expectations met.
  • Any other related tasks may be required to support the team to maintain high customer service levels.

Required skills and qualifications

Skills:

  • Must be customer centric – identify customer needs and offer solutions accordingly.
  • Relational skills – must be able to create and maintain lasting relationships with customers/agents.
  • Must have experience managing priorities – ensure compliance in meeting multiple deadlines and goals.
  • Must be comfortable with multitasking and have the ability to evaluate and modify priorities quickly, as needed.
  • Time management skills – ability to set and meet deadlines.
  • Ability to work under pressure in a fast paced environment.
  • Demonstrate great attention to detail and interest in teamwork.
  • Must be focused on problem solving and be results driven.
  • Must have strong verbal and written communication skills.

Qualifications:

  • Minimum 3 to 4 years’ experience in a customer service &/or Inside Sales role
  • College diploma in business administration, sales or in a related field.
  • Excellent knowledge of the complete MS Office suite, as well as strong computer skills is mandatory.
  • Bilingualism is required; French and English, written and spoken.
  • Knowledge of lighting (an asset).
  • Knowledge of SAP (an asset).
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